総合出張予約・管理サービスRacco ＞ Raccoお客様事例
株式会社はてな
コーポレート本部 経理部
部長 堀内 潤一 様
岐部 義晃 様
「『Ｒａｃｃｏ』を知ったのは、2年ほど前。当社社長の栗栖義臣から『法人向けの出張予約・管理サービスがある』と紹介されました。ただ、その時には、『こんなサービスもあるんだな』と思ったくらいでした」
はてなのコーポレート本部経理部長の堀内潤一氏はこう話す。同社は、国内最大級のソーシャルブックマークサービス「はてなブックマーク」や、ブログサービス「はてなブログ」、開発者向けサーバー監視サービス「Mackerel」などの開発、運営を行う会社だ。自転車通勤を積極的に取り入れていることや、オフィスで毎日、無料で食べることができる「まかないランチ」を提供するなど、ユニークな取り組みでも注目を集めている。
「当社では、積極的に採用を行っているため、年々社員が増加しています。また、京都と東京に拠点があり、2拠点の社員が直接会って話をすることも多いため、出張の件数も増えています」（堀内氏）
出張の際には、各自が宿泊予約をする。宿泊費の支払いも、コーポレートカードで現地精算したり、立て替えて後日精算するなどの方法をとっていた。だが、社員も出張の件数も増加したことで、出張に伴う経費精算の仕事も次第に増えていったという。
「1か月あたりの出張が50宿泊程度まで増え、回収してチェックする領収書も月に50枚ほど、年間では600枚くらいにまで増加しました」(同）
堀内氏とともに経理を担当する岐部義晃氏も、「出張した社員一人ひとりから領収書を回収し、回収漏れがあった場合には催促もします。京都にいる社員から郵送してもらう時間もかかるため、すべての領収書を揃えるまでには3～4日かかっていた」と話す。
堀内氏や岐部氏にとっては、領収書の枚数が増えて精算の手間ヒマがかかるうえに、回収し終えるまでの時間もかかる。出張することが多い社員にとっては、経費精算の書類を作る負担も、宿泊費を立て替える金銭的な負担も大きくなりがちだった。
「面倒というか、手間だなと感じ始めたときに、『Ｒａｃｃｏ』のことを思い出しました。また、改めてチェックしてみると社員の宿泊予約において、楽天トラベルの利用率が高いことがわかった。それなら法人契約をして『Ｒａｃｃｏ』を使ったほうがいいのではないかと考えました」（同）
同社には、いいアイディアは、さっと導入して、さっとトライし、いいものを見極める文化があるという。「会社の規模もそれほど大きくないので、周りの人の声を聞いて、反映させるところはどんどん反映させることもできる」（同）会社でもある。
「初期費用、月額利用料が無料というのも大きかったですね。サービスのレピュテーションが悪いものは導入できないけれど、初期費用がかからないなら、とりあえず使ってみようということもできます」（岐部氏）
2016年10月に検討を始め、12月には、「Ｒａｃｃｏ」の利用を始めた。
「『Ｒａｃｃｏ』を導入はしましたが、利用を強制せずに、原則として『Ｒａｃｃｏ』を使うというスタイルにし、利用方法や登録の仕方などのマニュアルを作って社内イントラで情報共有することにしました」（同）
原則として、というかたちにしたものの、もともと楽天トラベルの利用者が多かったこともあり、社員からの評判は上々だった。
「宿泊の利用代金は会社一括請求なので、出張する社員は宿泊予約をするだけ。現地での支払も、経費の立て替えも、面倒な経費精算の必要もないことが非常に喜ばれました。そもそも出張やプライベートな旅行で楽天トラベルを利用している社員が多く、スムーズに導入できたことも良かったですね」（同）
何より経理担当者の事務効率が改善されたことのメリットが大きかったという。
「それまでは、50泊分くらいの領収書を回収してチェックし、社員が立て替えている場合には一人ひとりに支払いもしていました。それが、楽天トラベルから送られてくる請求書1枚だけで済む。管理画面には、利用者の氏名や宿泊数、単価などがすべて記載されていますし、ＣＳＶデータとしてダウンロードして、当社の会計システムにあわせて加工することも可能です。しかも、月末締めで翌営業日には１か月分のデータを管理画面上で確認できる。従来は領収書の回収に3～4日かかっていたのが、月初の営業日にクリック1つで必要なデータを揃えられるようになったわけです。これは非常に助かりますね」（岐部氏）
出張を可視化し、一元管理できるだけでなく、経費精算も会社で一括請求できるため、煩雑な作業もそれにかかる時間も削減することができたのだ。
はてなは、会社のミッションに「事業成長と働きやすさを高次元でバランスさせ、働きがいのある会社」を目指すことを掲げるとおり、生産性の向上に力を入れ
ている会社だ。インターネット関連の企業というと長時間労働をイメージしがちだが、はてなでは定時に出社し、19時から20時には帰宅する、効率のいい働き方
が定着している。
「Ｒａｃｃｏ」を導入したことで削減できた岐部氏自身の仕事時間は、月に1時間程度というが、「非常に価値のある1時間」（同）だと強調する。
「出張した社員が費用を立て替えたり、その精算をする手間を考えると、全社的な効率はかなりアップしています。出張とその費用の精算に関わる誰もが楽にな
ったことも間違いありません」（堀内氏）
なお、「Ｒａｃｃｏ」ならではの特典として、法人会員だけが予約できる「シークレットプラン」を利用できることがある。
「出張した社員個人に楽天ポイントが付与されることも好評ですね」（同）
ちなみに、個人への楽天ポイント付与について、「あまりに多額でなければ、福利厚生の一環として許可」（同）しているという。「一緒に働く同僚の笑顔を増
やそう」をはてなの「バリューズ」とする、同社らしい社員還元の方法だ。
出張経費の精算は、予想以上に煩雑かつ負担の大きい業務になっているケースが少なくない。
「Ｒａｃｃｏ」の導入は、事業成長と働きやすさの両立をめざし、先進的な取り組みを行っているはてなにとっても、価値ある選択だったと言えそうだ。
「はてなブログ」や「はてなブックマーク」などの個人向けWebサービスを提供する企業。 法人向けには、大規模なサービス開発・運用実績を活かしたソリューションやサービスを提供しており、 オウンドメディアCMSや集客のための広告サービス、サーバー監視サービスなどを展開している。 企業との共同開発事例についても多数の実績を有する。
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